事務アシスタント募集!「縁の下の力持ち」としてバックオフィスチームを支えてください
仕事概要
【募集の背景】
現在4期目のアポロでは、IPO準備も含めて様々な業務改善や仕組み作りを行っており、バックオフィスの業務量が増えています。
そのため、メンバーの業務進行や会社運営をサポートいただける事務アシスタントの方を募集します。
【課題・困っていること】
現在、Administration Unitでは3名のスタッフが幅広い分野の業務を対応しています。
社員数も増えていく中で、3名のスタッフではなかなか細かい事務作業や環境作りまで手が回らない状態になっています。
【現在のチーム構成】
配属部署:Administration Unit
担当分野:総務・人事(採用・労務・組織/育成)・法務・情報システム
メンバー:Unit長1名/スタッフ2名(正社員3名)
※全員40代の女性のみのチームです。男性の多いアポロの中では珍しい華やかなチームです!
https://www.wantedly.com/companies/company_3535007/post_articles/507578
【具体的な業務内容】
あなたにまずお任せしたいのは、総務・人事事務をはじめとした、社員が働きやすい環境を整えるバックオフィス業務です。
具体的には…
【総務事務】
・発注物の備品の整理や管理(飲料、文具)、ゴミ出し等のオフィス環境整備
・ 懇親会や社内イベントの手配サポート
※オフィスには、バーカウンターやお菓子や飲み物が自由に楽しめるスペースがあります。このスペースの管理をお任せしますので、皆が快適に過ごせるオフィス作りをぜひお願いします!
・郵便・宅配便対応(郵便物の開封、振り分け・レターパック送付など)
・書類のファイリングやスキャン作業
・名刺の発注・管理
・取引先から届いた請求書や伝票の処理サポート
・その他事務サポート(データ整理、メール・お問い合わせ対応など)
【労務事務】
・勤怠管理のサポート事務
【採用アシスタント】
・選考準備(システム利用)や面接日程調整、内定後の調整など一連の業務
上記以外にも、やっていただきたい業務はたくさんあります!
最初から全てのお仕事を一気にお願いすることはありません。まずは得意なところからお手伝いをお願いします。
今業務を担当している社員は在籍しているので、不明点や不安なことがあればいつでも聞いてください。
お仕事に慣れてきたら、ご希望により業務全般を幅広くお任せしたいと思っています。
また、今までのご経験や、これからやってみたい事へ挑戦できるキャリアもご用意しています。
【働き方】
慣れるまでは、オフィスに出社いただきます(渋谷区)。
慣れてきたら、一部リモート勤務も相談可能です。
必須スキル
・Excel、Word、PowerPointなど、ビジネス用ツールの基本操作ができる人
(アポロでは他にGoogle Workspace、Slackなどを利用しています。)
・オフィスワーク経験1年以上
(総務や人事の知識・経験は無くても大丈夫です!業務を通じて一つずつ覚えていってください。)
歓迎スキル
・人事・総務部門での業務経験がある人
求める人物像
<こんな人におすすめです>
■「縁の下の力持ち」が得意な人
・誰かのサポートをしたい人・得意な人
・気配り・気遣いができると言われることがある人
・「ありがとう」と言われることが喜びだと感じられる人
■丁寧かつスピードも意識できると尚良!
・きっちりとしてて細かい作業が得意な人
・ミスが少ないねと褒められることが多い人
・スピーディーに行動に移せる人
■集中する時はコツコツと
・書類やPC作業を処理するのが楽しいと思える人
・黙々と作業するのが苦じゃない人
・ 整理整頓が得意な人
■スタートアップならでは!柔軟性に自信がある人
・会社やお客様の変化を柔軟に受け入れて楽しめる人
・業務知識やスキル習得が必要であれば、積極的に取り組める人
<こんな人にはおすすめしません>
・人と話すより、一人で黙々と作業だけをしたい人
・目に見えない成果よりも、わかりやすい成果が好きな人
・大雑把な人
・確認作業を怠る人
・身の回りの片付けが苦手な人
・過去のやり方につい囚われてしまう人
・自分の知らないこと、初めての事に取り組むのが苦手な人
・きちんと手順が整っていないと、失敗が怖くて動けない人
応募概要
給与 | 年収:280万円~360万円程度(経験等によってご相談の上、決定いたします) ※月額給与には月20時間相当の時間外手当を含みます。 |
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勤務地 | 渋谷オフィス (東京都渋谷区渋谷1丁目11番1号 ヒューリック渋谷美竹通りビル7F) ※渋谷駅より徒歩5分程度 |
雇用形態 | 社員(正社員・契約社員) |
勤務体系 | 勤務時間 ・フレックスタイム制 コアタイム 12:00~16:00 フレキシブルタイム 7:00~12:00/16:00~21:00 ※標準労働時間 8時間/日 休憩60分 ・慶弔休暇 ・年末年始 ・有給休暇 |
試用期間 | あり(3ヶ月~最長6ヶ月)試用期間中の勤務条件:変更無 |
福利厚生 | ・交通費全額支給 ・健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険 ・企業型確定拠出年金制度 <教育制度・資格補助補足> 研修は基本的にOJT形式で先輩社員が指導します。 <その他補足> ■資格取得補助制度 ■書籍購入補助 ■社内勉強会 ■ウェルカムランチ 等 |
企業情報
企業名 | アポロ株式会社 |
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設立年月 | 2020年7月 |
本社所在地 | 東京都渋谷区渋谷1丁目11−1 ヒューリック渋谷美竹通りビル7F |
資本金 | 8,200,000円 |
従業員数 | 47名 (2023年10月1日時点) ※業務委託含まず |